Что даст вашем бизнесу электронный документооборот на Битрикс24:


МЕНЬШЕ БЮРОКРАТИИ

согласование договора с ключевым клиентом не затянется на месяц

СКОРОСТЬ работы с документами

Электронная версия любого документа всегда под рукой. Найти нужный можно за 20 секунд.

ПРОЗРАЧНОСТЬ

Больше не надо терять время на поиски «крайнего». Всегда понятно, кто отвечает за конкретный документ. Контролировать время прохождения документа по организации можно автоматически. С оповещением руководства в случае задержек.

Надёжность

Ни один документ не потеряется. Также доступна вся история изменений с возможностью скачать старую версию.

самая большая боль при работе с документами

Типовой набор документов для ООО состоит из договора, приложения, акта, счёта + иногда отчёта о работе.  А для ИП это договор-оферта/счёт-оферта+акт.

Итого до 10 документов

Временные затраты

Заполнение всего набора документов отнимает много часов сотрудников ежедневно

Человеческий фактор

При однообразном заполнении большого количества документов велик риск ошибки, а это значит дополнительные затраты времени и денег.

РЕШЕНИЕ от КОМПАНИИ "СИСТЕМНО"

АВТОМАТИЧЕСКИЕ ШАБЛОНЫ ДОКУМЕНТОВ

Мы разработали автоматические процессы упрощающие формирование документов в разы:

в несколько кликов

Вместо рутинного заполнения 10 документов вы получаете готовый пакет всего за несколько нажатий мыши.

вместо сотрудников

Шаблоны позволяют сократить штат сотрудников при большом документообороте.

2 в 1: ООО и ИП

Готовые шаблоны с автоматическим распознаванием типа организации (ООО или ИП)

Автогенерация шапки и подвала

Все необходимые реквизиты автоматически подставляются в документы

сквозной нумератор

Корректная нумерация приложений к уже заключенному договору

Модификатор склонений

Учитывается пол участника договора
А если в цифрах...

Средний сотрудник тратит 30 – 60 % на работу с документами (по исследованию Siemens Business Services and IT Solutions). Допустим у вас 50 сотрудников. Возьмём минимальные 30 %. Это 1800 часов работы в месяц (50 * 120 * 0,3). 

После внедрения системы электронного документооборота, потери времени снижаются до 50 %. Возьмём в расчёт минимальные 10 %. Это 180 сэкономленных часов работы.

При средней стоимости часа работы вашего сотрудника 400 р. (зп 50 000 р. и 120 эффективных часов работы в месяц), за месяц вы будете экономить 290 000 р.

================================================================================================

ОДИН ПРОДАВАН тратил 30 мин, теперь тратит 5 мин на первую продажу и 1 минуту на повторные документы. В среднем 5-10 звонков в день (посмотреть статистику в интернете). Конверсия в продажу от 10 до 50%. Поэтому высвободив 29 мин он может совершать доп. звонки.

Ср.чек 1000, конверсия n%....Доп принес компании столько то денег.

Это наш собственный кейс)


72000
рублей экономии в месяц у каждого менеджера по продажам. Умножьте на кол-во ваших сотрудников.

кейс внедрения автоматических шаблонов документов на "вятском станкостроительном заводе"

В апреле 2020 года прямо перед началом карантина мы произвели внедрение Битрикс24 на Вятском станкостроительном заводе, в том числе с настройкой шаблонов документов. 

Реализация этой функции позволила сократить двух сотрудников, которые занимались только формированием документов. Были снижены издержки, что позволило ВСЗ пройти сложный период карантина без серьезных финансовых потерь.

Другие наши разработки в области документооборота:

сложные процессы СОГЛАСОВАНИй документов

Согласования в несколько этапов и между несколькими отделами (юристы, бухгалтерия, менеджеры, директора). Совместное согласование документов, с различными сценариями в случае принятия или непринятия документов. Таймеры согласований и отдельные сценарии в случае истекания сроков. 

Ранее приходилось бегать с бумажкой по кабинетам. Теперь шеф может согласовать вам документ нажав кнопку на смартфоне.

Кейс Движения (Олег Щенников)

Электронный документооборот С ЭЦП

Хорошо отлаженный механизм быстрого реагирования на изменяющуюся реальность — одно из правил успешного бизнеса. Тенденции современности говорят быть мобильнее, быстрее, удобнее для клиента, для самих себя. Но мы тратим множество часов на подписание документов, требующих участия не одной и не двух сторон. Еще дольше, когда работники за сотни километров. 

Путь к мобильности может лежать через ЭЦП — Электронную Цифровую Подпись, позволяющую внедрить подпись документации удаленно, а также дать возможность сотрудникам, отлажено и вовремя сдавать авансовую и налоговую отчетность.

Для пользователя это означает, что не надо переходить по ссылкам, не надо покидать окна корпоративного портала для подписи документов. Это очень удобно. Для компаний с большим количеством удаленных сотрудников, с многоэтапной подписью документов интегрированная подобным образом ЭЦП — спасательный круг в море бумажной волокиты и курьерской службы.

В случае отсутствия в организации ЭДО используется служба Почта России. 


ЕДИНАЯ ВОРОНКА ДОКУМЕНТООБОРОТА

По умолчанию в Битрикс24 создаются разные воронки документооборота, это сложно и неудобно в случае, если в компании много отделов и различных бизнес-процессов.

Мы разрабатываем единую воронку документооборота при интеграции Битрикс, что упрощает все процессы, делает их наглядными и изрядно экономит время на поиск и работу с документами.

другие возможности документооборота в Битрикс24:

Совместное редактирование

«Битрикс24» позволяет редактировать документы одновременно с коллегами. CRM фиксирует каждое изменение файла, при желании легко вернуться к предыдущей версии. 

Так снижается вероятность потери информации и повышается оперативность работы. Кроме этого, рабочие данные постоянно доступны. Достаточно выйти в Интернет и работать с документами онлайн.

ПРАВА НА ДОКУМЕНТЫ

Гибкая настройка прав на просмотр, редактирование и удаление шаблонов. 

МОДИФИКАТОРЫ, нумераторы И ПОЛЬЗОВАТЕЛЬСКИЕ ПОЛЯ  в шаблонах документов

Возможность создавать документы со сложными правилами нумерации: сквозная нумерация, даты, префиксы, ID.

Специальные модификаторы позволяют настроить внешний вид документа, в случае если документы требуют конкретный формат даты или сумму прописью. Модификаторы доступны для дат, имён, адресов и денежных сумм. Также можно использовать пользовательские поля в шаблонах документов, например поле Адрес доставки.

Комбинируйте параметры и создавайте шаблоны любой сложности!  

Cookie-файлы
Настройка cookie-файлов
Детальная информация о целях обработки данных и поставщиках, которые мы используем на наших сайтах
Аналитические Cookie-файлы Отключить все
Технические Cookie-файлы
Другие Cookie-файлы
Мы используем файлы Cookie для улучшения работы, персонализации и повышения удобства пользования нашим сайтом. Продолжая посещать сайт, вы соглашаетесь на использование нами файлов Cookie. Подробнее о нашей политике в отношении Cookie.
Настроить Принять все
Cookies